Вопросы и ответы об онлайн-кассах, эквайринге и маркировке

По общему правилу кассу применяют все, кто принимает оплату от физических лиц — наличными, картой, через СБП или переводом на счёт. Это требование статьи 1.2 закона 54-ФЗ, и оно не зависит от системы налогообложения: УСН, ОСНО и АУСН работают с кассой одинаково.

Исключения есть, но их немного и они закрыты перечнем — см. следующий вопрос. Если ваш случай в перечень не попал, касса нужна.

Не уверены, попадаете ли вы под исключение? Назовите вид деятельности и систему налогообложения — ответим за 15 минут и подберём комплект, если касса всё-таки нужна.

Перечень закрыт и приведён в статье 2 закона 54-ФЗ. Основные группы:

• Самозанятые на НПД — по доходам, которые облагаются этим налогом. Чек формируется в приложении «Мой налог», касса не нужна.
• ИП на патенте — по видам деятельности из пункта 2.1 статьи 2. Список именно патентных направлений, а не весь патент целиком: розница и общепит в него не входят.
• Отдельные виды торговли и услуг — разносная торговля рядом товаров, ремонт обуви и ключей, присмотр за детьми и больными, сдача внаём своего жилья и другие позиции из пункта 2.
• Отдалённые и труднодоступные местности — по перечню, который утверждает власть региона. В удалённых от сетей связи местностях касса нужна, но работает без передачи данных в ОФД.
• Расчёты только с организациями и ИП в безналичном порядке без предъявления электронного средства платежа.

Важно: освобождение не действует при торговле подакцизными товарами и через торговые автоматы. ЕНВД, по которому раньше давали отсрочки, отменён с 2021 года — ссылки на него в старых статьях неактуальны.

Ответственность установлена статьёй 14.5 КоАП РФ. Штраф считается не фиксированной суммой, а долей от выручки, проведённой мимо кассы:

Нарушение видно налоговой без выездной проверки: ФНС получает данные о чеках через ОФД в реальном времени и видит адрес расчётов и состояние фискального накопителя. Поэтому работа по адресу, отличному от зарегистрированного, обнаруживается сразу — при переезде кассу нужно перерегистрировать.

О кратном росте штрафов пишут со ссылкой на законопроект № 1096244-8. Он прошёл первое чтение и в силу не вступил: инспектор считает штраф по нормам выше.

Да. Чек обязателен при любой оплате от физлица, включая оплату картой на сайте, через платёжный сервис и СБП. Печатать бумажный чек не нужно, если вы отправляете электронный на почту или телефон покупателя — адрес или номер передаётся вместе с чеком в ОФД.

Для интернет-магазина подойдёт облачная касса: физическое устройство у вас не стоит, чеки формирует касса в дата-центре и сразу отправляет покупателю. Это дешевле, чем держать кассу в офисе, и не требует кассира.

Торговать можно. Касса продолжит принимать оплату, печатать чеки и складывать фискальные данные в накопитель. Когда связь появится, она сама отправит всё накопленное в ОФД в том порядке, в котором чеки были пробиты.

Запас — 30 дней. Если за это время касса не выйдет на связь с ОФД, фискальный накопитель блокируется и торговать по закону нельзя до восстановления связи. Поэтому проблему со связью лучше решать сразу, а на точках с плохим покрытием ставить резервный канал — SIM-карту в кассу или роутер с двумя операторами.

• Автономная касса — кнопочное устройство, работает само, без компьютера. Дешёвая, подходит там, где мало номенклатуры: услуги, курьер, выездная торговля. Товароучёт вести неудобно.
• Смарт-терминал — планшет с принтером и кассовой программой. Сам ведёт товары, работает с маркировкой и ЕГАИС, ставятся приложения. Основной выбор для магазина и кафе: Эвотор, АТОЛ Sigma.
• Фискальный регистратор — только печатает чеки, им управляет компьютер или планшет с товароучётной программой. Самый быстрый вариант для супермаркета и большого потока: комплект с АТОЛ, комплект с POScenter.

Если нужен ещё и приём карт одним устройством — смотрите кассы «3 в 1» в разделе про эквайринг.

Да, оба варианта есть. Аренда кассы подходит, когда касса нужна на сезон, на выставку или пока вы проверяете нишу: платите за месяц, обслуживание и замена при поломке на нас. Восстановленные кассы дешевле новых, продаются с гарантией и с новым фискальным накопителем.

Оба варианта регистрируем в ФНС так же, как новую кассу.

Фискальный накопитель (ФН) — защищённый модуль внутри кассы, который хранит и подписывает все фискальные документы. Он шифрует данные о чеках и передаёт их оператору фискальных данных, а налоговая по этой подписи видит, что чек подлинный.

ФН — расходник с ограниченным сроком: когда срок или память заканчиваются, его меняют. Применять можно только модели из реестра ФН.

Срок определяется не вашим желанием, а режимом работы. ФН на 15 месяцев обязателен, если выполняется хотя бы одно условие:

• вы торгуете на ОСНО;
• продаёте подакцизные товары — алкоголь, пиво, табак, топливо;
• касса работает в автономном режиме, без передачи данных в ОФД.

Во всех остальных случаях берут ФН на 36 месяцев — он выгоднее в пересчёте на месяц. Поставить ФН на 36 месяцев там, где положен 15, нельзя: касса не зарегистрируется или ФН заблокируется раньше срока.

Частая ошибка: магазин продуктов добавляет пиво и остаётся на ФН 36. Накопитель перестаёт работать досрочно, и его приходится покупать заново. Скажите нам про пиво и алкоголь до покупки.

«Под ключ» — это сам накопитель, закрытие архива старого ФН, фискализация нового, перерегистрация кассы в ФНС и продление подписки ОФД. Вам ничего делать не нужно. Подробно — на странице замены фискального накопителя.

Касса перестанет формировать чеки, торговать будет нельзя. Это не поломка: накопитель отработал ресурс и его надо менять. Штрафа за сам факт окончания срока нет, но торговля без чеков — это уже статья 14.5 КоАП.

Архив старого ФН нужно закрыть и хранить 5 лет — налоговая вправе запросить данные. Менять лучше за 2–3 недели до окончания срока: будет запас на регистрацию в ФНС.

Если у вас договор ЦТО, мы сами следим за сроком и предупреждаем заранее.

Оператор фискальных данных — посредник между вашей кассой и налоговой. Он принимает чеки, хранит их и передаёт в ФНС. Договор с ОФД обязателен, без него кассу не зарегистрировать.

В личном кабинете ОФД видно все чеки, выручку по сменам и состояние накопителя — удобно для контроля кассиров.

Ставка 22% действует с 1 января 2026 года по закону № 425-ФЗ. Ставка и сумма НДС — обязательные реквизиты чека, поэтому касса должна печатать именно 22%, а в чеках на аванс — расчётную ставку 22/122.

Технически нужно обновить прошивку кассы и кассовую программу. ФНС изменила форматы фискальных документов приказом от 08.12.2025 № ЕД-7-20/1050@ и выпустила разъяснения письмом от 11.12.2025 № АБ-4-20/11176@. Облачные кассы обновляет провайдер, физические — производитель через обновление прошивки.

Пришлите модель кассы и версию прошивки — проверим, печатает ли она 22% корректно. Если нет, скажем, что нужно: обновление, переход на ФФД 1.2 или замена кассы.

ФФД — формат фискальных документов, то есть набор реквизитов, которые касса кладёт в чек. Сейчас в обращении три версии: 1.05, 1.1 и 1.2. Версию видно в чеке и в личном кабинете ОФД.

ФФД 1.2 — действующий формат. Он обязателен для всех, кто продаёт маркированные товары: только в нём есть реквизиты для кода маркировки и запроса в «Честный знак» (письмо ФНС от 26.10.2022 № АБ-4-20/14414@).

Да, ФНС объявила о выводе форматов 1.05 и 1.1 из обращения — это произойдёт в 2027 году. Конкретную дату источники называют по-разному, поэтому точный срок уточняйте в приказе ФНС.

Практический момент важнее формального срока: часть производителей не стала выпускать прошивку с поддержкой ставки 22% для ФФД 1.05. Для таких касс единственный способ печатать корректный чек — перейти на ФФД 1.2.

Переход на ФФД 1.2 — это не всегда новая касса. У многих моделей достаточно обновить прошивку, а если ФН уже отработал — совместить переход с его заменой. Что именно подойдёт вашей кассе, посмотрим по модели.

Владелец кассы. Чек с неверной ставкой НДС — это чек с нарушением требований к реквизитам, а это часть 4 статьи 14.5 КоАП: предупреждение или штраф 1 500–3 000 ₽ для ИП и 5 000–10 000 ₽ для организации.

Ошибочный чек исправляют чеком коррекции. Порядок зависит от формата: на ФФД 1.1 и 1.2 это чек коррекции с нужным признаком расчёта, на ФФД 1.05 — обычный чек возврата и затем новый чек прихода.